Rechnungen aus dem Postfach in den richtigen Ordner verschieben, Urlaubsanträge per E-Mail weiterleiten, Formulardaten von Hand in eine Liste übertragen: In vielen Unternehmen kosten solche Kleinigkeiten jede Woche Stunden. Das Gute daran: Ein großer Teil davon lässt sich automatisieren – oft mit Werkzeugen, die Sie mit Microsoft 365 bereits nutzen dürfen.
Was ist die Microsoft Power Platform?
Die Power Platform ist eine Sammlung von Microsoft-Werkzeugen, mit denen sich Abläufe automatisieren und kleine Anwendungen bauen lassen – ohne klassische Softwareentwicklung. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind vor allem drei Bausteine interessant:
- Power Automate verbindet Programme und Dienste miteinander und erledigt wiederkehrende Schritte automatisch, zum Beispiel „Wenn eine E-Mail mit Anhang eingeht, speichere den Anhang in SharePoint“.
- Power Apps sind einfache, eigene Anwendungen für Smartphone oder Browser – etwa ein Formular für Serviceeinsätze oder eine Übersicht über Leihgeräte.
- Power BI bereitet Zahlen aus verschiedenen Quellen übersichtlich in Berichten und Dashboards auf.
Alle drei arbeiten eng mit Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Excel und Forms zusammen. Daten bleiben damit in der Microsoft-Umgebung, die Sie ohnehin verwenden.
Typische Abläufe, die sich lohnen
Ob sich eine Automatisierung lohnt, lässt sich an einer einfachen Frage messen: Wiederholt sich die Aufgabe regelmäßig, und läuft sie jedes Mal nach denselben Regeln ab? Dann ist sie ein guter Kandidat. Einige Beispiele aus dem Alltag:
Urlaubs- und Freigabeanträge
Mitarbeitende stellen den Antrag über ein Formular, die zuständige Person erhält eine Freigabeanfrage direkt in Teams oder Outlook und genehmigt mit einem Klick. Danach wird der Antrag automatisch in einer Liste dokumentiert und – wenn gewünscht – im Teamkalender eingetragen.
Rechnungen und Belege ablegen
Eingehende Rechnungen per E-Mail werden erkannt, der Anhang wird in einem festen SharePoint-Ordner gespeichert und die Buchhaltung bekommt eine kurze Nachricht. Nichts geht mehr im Postfach unter.
Anfragen und Formulare
Ob Kontaktformular, Serviceauftrag oder interne Bestellung: Die Daten aus Microsoft Forms landen automatisch in einer Liste, die richtige Person wird benachrichtigt und der Absender erhält eine Bestätigung.
Neue Mitarbeitende einarbeiten
Beim Start einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen erzeugt ein Ablauf die nötigen Aufgaben – Konto anlegen, Gerät vorbereiten, Zugänge freigeben – und verteilt sie an die Zuständigen. So wird nichts vergessen.
Erinnerungen und Fristen
Verträge, Wartungstermine oder Zertifikate mit Ablaufdatum werden in einer Liste gepflegt. Rechtzeitig vor dem Termin geht automatisch eine Erinnerung an die verantwortliche Person.
Was ist in Microsoft 365 schon enthalten?
In vielen Microsoft-365-Business-Tarifen ist Power Automate für die Standard-Verbindungen bereits enthalten – also für Dienste wie Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Excel oder Forms. Für die oben genannten Beispiele reicht das in der Regel aus.
Sobald andere Systeme angebunden werden sollen, etwa eine SQL-Datenbank, eine eigene Schnittstelle (HTTP) oder bestimmte Fremdanwendungen, sind sogenannte Premium-Verbindungen nötig. Dafür ist eine zusätzliche Lizenz erforderlich. Das sollte vor dem Start geklärt sein, damit es später keine Überraschungen gibt.
So starten Sie sinnvoll
- Aufgaben sammeln: Notieren Sie eine Woche lang, welche Tätigkeiten sich ständig wiederholen und wie viel Zeit sie kosten.
- Mit einem kleinen Ablauf beginnen: Wählen Sie eine Aufgabe, die klar geregelt ist und vielen Beteiligten Arbeit abnimmt.
- Zuständigkeit festlegen: Jeder Ablauf braucht eine verantwortliche Person, die weiß, was er tut, und Änderungen freigibt.
- Sicherheit mitdenken: Abläufe sollten über ein Dienstkonto oder ein gemeinsames Postfach laufen, nicht über das persönliche Konto einzelner Mitarbeitender. Berechtigungen und Datenschutz gehören von Anfang an dazu.
- Dokumentieren und prüfen: Halten Sie kurz fest, was ein Ablauf macht, und prüfen Sie regelmäßig, ob er noch fehlerfrei läuft.
Worauf Sie achten sollten
Automatisierung spart nur dann Zeit, wenn sie zuverlässig läuft. Typische Stolperfallen sind Abläufe, die an ein einzelnes Benutzerkonto gebunden sind und nach dessen Deaktivierung stillstehen, fehlende Fehlermeldungen, wenn ein Schritt scheitert, und ein unübersichtlicher Wildwuchs aus vielen kleinen Abläufen, die niemand mehr kennt. Mit klaren Regeln für Benennung, Zuständigkeit und Überwachung lässt sich das von Beginn an vermeiden.
Fazit
Die Microsoft Power Platform macht Automatisierung auch für kleine Unternehmen greifbar. Wer mit einem überschaubaren Ablauf beginnt, sieht schnell, wie viel Zeit sich im Alltag sparen lässt – und kann darauf Schritt für Schritt aufbauen.
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